Filialen
Eine Filiale ist ein weiterer Standort innerhalb derselben Organisation. Sie arbeitet mit eigenen Kapazitäten, Buchungen und Preismodellen, nutzt aber das Abonnement der Organisation mit.
Voraussetzungen für das Anlegen einer Filiale:
- Die Rolle "Admin" in der Organisation
- Ein Abonnement der Stufe Professional oder eine laufende Testphase
- Der Aufruf erfolgt in der Organisation selbst — innerhalb einer Filiale lässt sich keine weitere Filiale anlegen
Eine Filiale anlegen
- Den Tab "Verwaltung" öffnen
- Im Abschnitt "Zugang" auf die Organisation tippen
- Zum Abschnitt "Filialen" blättern
- Auf "Filiale erstellen" tippen
- Die Rückfrage "Neue Filiale für diese Organisation erstellen?" mit "Weiter" bestätigen
Die neue Filiale wird sofort angelegt und trägt zunächst den Namen der Organisation mit einem Zusatz. Der Name wird auf der Detailseite der Filiale im Abschnitt "Allgemein" über das Feld "Name" geändert.
Fehlt die Stufe Professional, ist "Filiale erstellen" deaktiviert und daneben erscheint für einen Admin die Schaltfläche "Upgrade", die direkt zu den "Abonnements" führt.
Was eine neue Filiale übernimmt
Beim Anlegen werden einige Angaben der Organisation einmalig kopiert:
- Die Kontaktdaten
- Die Einstellungen der Organisation, zum Beispiel Währung und Rechnungssprache
- Die Region
Das ist eine Momentaufnahme: Wird später die Adresse der Organisation geändert, ändert sich die der Filiale nicht mit. Beides wird ab dem Anlegen getrennt gepflegt.
Was getrennt ist und was gemeinsam gilt
| Bereich | Je Filiale getrennt | Gemeinsam mit der Organisation |
|---|---|---|
| Kapazitäten und Kategorien | ✅ | ❌ |
| Buchungen, Ausgaben und Rückgaben | ✅ | ❌ |
| Anfragen und Verfügbarkeiten aus Connect | ✅ | ❌ |
| Preismodelle und Steuersätze | ✅ | ❌ |
| Rechnungen, Belege und Zahlungen | ✅ | ❌ |
| Textvorlagen und Nachrichten | ✅ | ❌ |
| Team und Rollen | ✅ | ❌ |
| Kartenzahlung: die Verbindung zu SumUp | ✅ | ❌ |
| Abonnement und Lizenz | ❌ | ✅ |
Kurz gefasst: Eine Filiale teilt mit ihrer Organisation nur das Abonnement. Alles Operative wird getrennt geführt und muss je Filiale eingerichtet werden — auch die Kartenzahlung, deren SumUp-Verbindung zwar für alle Geräte einer Filiale gilt, aber nicht über die Filiale hinaus.
Zwischen Organisation und Filiale wechseln
Im Abschnitt "Zugang" stehen die Filialen eingerückt unter ihrer Organisation. Der Wechsel erfolgt durch langes Drücken auf den Eintrag — ein kurzes Tippen öffnet nur dessen Detailseite. Die App weist mit "Gedrückt halten, um Organisation zu wechseln" darauf hin und bestätigt den Wechsel anschließend mit "Zu einer anderen Organisation gewechselt".
Nach dem Wechsel zeigen alle Tabs die Daten der gewählten Filiale.
Eine Filiale löschen
Gelöscht werden dabei sämtliche Daten der Filiale: Kapazitäten, Buchungen, Rechnungen, Zahlungen, Textvorlagen und die Zuordnung ihres Teams. Ein Export vorab ist der einzige Weg, diese Daten zu behalten.
- In die zu löschende Filiale wechseln und deren Detailseite öffnen
- Zum Abschnitt "Gefahrenbereich" blättern
- Auf "Filiale löschen" tippen und mit "Weiter" bestätigen
Nach dem Löschen führt die App zurück in den Tab "Verwaltung".
Zu beachten:
- Löschen setzt die Rolle "Admin" in der Filiale selbst voraus. Der Abschnitt "Gefahrenbereich" erscheint nur innerhalb einer Filiale.
- Es gibt keine Rückfrage nach offenen Buchungen und keine Wartefrist. Sobald bestätigt wurde, ist die Filiale weg.
- Eine Organisation lässt sich auf diesem Weg nicht löschen — nur eine Filiale.
Kosten
Filialen werden nach Verbrauch abgerechnet: Auf der Abrechnung der Organisation erscheinen sie als eigene Position "Filialen", deren Menge sich nach der Anzahl der angelegten Filialen richtet. Die Organisation selbst zählt dabei nicht mit — erst die erste zusätzliche Filiale erzeugt Kosten.
Die aktuellen Preise stehen auf der Preisübersicht. Wird eine Filiale gelöscht, entfällt sie bei der nächsten Erfassung des Verbrauchs.